Administrative Assistant

En Glencore Bolivia estamos en la búsqueda de una Asistente Administrativa para realizar diversas tareas administrativas como soporte a la Gerencia asignada, gestionando eficientemente el flujo de información, la correspondencia, la agenda ejecutiva, servicios generales y los procesos operativos del área, bajo estrictos estándares de confidencialidad, oportunidad y reserva de la información.

 

Responsabilidades

 

·         Gestión Documental y de Correspondencia: Organizar, recepcionar, registrar, redactar, digitar, despachar y realizar el seguimiento de la documentación física y digital (ingresos, salidas, courier internacional), asegurando su correcta distribución y archivo. Elaboración de cartas a clientes, constancias, entre otros. Archivar la documentación de gestiones anteriores para enviar al depósito.

·         Administración de Agenda y Reuniones: Coordinar, actualizar y mantener al día diariamente la agenda de actividades, reuniones, conferencias y el directorio telefónico de la Gerencia.

• Atención de Canales de Comunicación y Visitas: Operar la Central Telefónica efectuando el pase de las llamadas telefónicas autorizadas, ya sea dentro o fuera de la ciudad. Gestionar el flujo de información telefónica, correos electrónicos y visitas presenciales, proporcionando información autorizada y atendiendo las llamadas encomendadas por la Dirección.

·         Soporte Logístico y Administrativo: Apoyar en la elaboración de solicitudes de pedido, compras (con previo V°B° del jefe inmediato), la revisión e ingreso de facturas acorde a la normativa tributaria local y otros comprobantes de pago.

·         Servicios Generales: Administrar los recursos propios de oficina como útiles y otros suministros menores. Responsable de los servicios generales y la gestión de mantenimiento (preventivo y correctivo) de las oficinas y recursos corporativos. Coordinación con empresas de servicios (por ejemplo, telefonía).

·         Supervisión de personas: Coordinación con Gerencia, el equipo de Trafico, Finanzas y Conductor para la asignación de recursos y uso de los carros corporativos y otras actividades necesarias para el correcto funcionamiento de la oficina.

·         Gestión de viajes corporativos: Gestión y reserva de pasajes, hoteles y estadías para el equipo cuando realicen visitas corporativas y viajes. Mantener actualizadas las tarifas corporativas con hoteles. Seguimiento, control y revisión de la emisión de facturas mensuales relacionadas a viajes corporativos.

·         Gestión de cotizaciones: Solicitud de cotizaciones a diversos proveedores de servicios generales, IT, etc.

·         Registro de proveedores: creación, registro y seguimiento de nuevos proveedores en el sistema corporativos (SAP, Concur) revisando que cumpla con la documentación requerida.

·         Gestión de regalos corporativos: Coordinación con Gerencia y agencias, imprentas, etc. para la elaboración de los regalos corporativos de fin de año a los clientes.

·         Soporte a Gerencia: brindar apoyo administrativo y coordinación de actividades asegurando el seguimiento oportuno de solicitudes y tareas.

·         Apoyo en la gestión de nuevos ingresos: Soporte al área de Recursos Humanos para la gestión de nuevos ingresos: entrega de laptop, fotocheck, entre otros.

·         Colaboración y Actividades Afines: Desarrollar y colaborar en cualquier otra actividad complementaria afín a su puesto, línea de carrera o requerida por su jefatura inmediata, dentro o fuera del área de trabajo.

 

 

Formación

 

Requiere como mínimo título de técnico(a) en Secretariado, Administración o afines. Además de poseer conocimientos de inglés a nivel intermedio (Hablado y Escrito), se requiere conocimientos prácticos en computación (Power Point, Excel Avanzado, Word y SAP, afines)

 

Conocimientos

Requiere un nivel de Inglés Intermedio, experiencia en el trato con visitas del exterior, experiencia previa en control de gastos, asimismo deberá poseer empatía y proactividad para la atención a personas, proponer soluciones y experiencia en el manejo de agendas de reuniones.

 

Experiencia

 

Requiere como mínimo 03 años de experiencia en puesto igual o similar; asimismo, se requiere tener experiencia laboral previa como Asistente Administrativa de Línea o de Jefatura. 

Who we are

Glencore is one of the world’s largest global diversified natural resource companies and a major producer and marketer of more than 60 commodities. Through a network of assets, customers and suppliers that spans the globe, we produce, process, recycle, source, market and distribute the commodities that advance everyday life.

 

With over 140,000 employees and contractors and a strong footprint in over 30 countries in both established and emerging regions for natural resources, our marketing and industrial activities are supported by a global network of offices.

 

Glencore’s customers are principally industrial consumers, such as those in the automotive, steel, power generation, battery manufacturing and oil sectors. We also provide financing, logistics and other services to producers and consumers of commodities.

Important informationThis material does not purport to contain all of the information you may wish to consider. For further important information, including in connection with forward-looking statements and other cautionary information, refer to the Important notice section of Glencore’s 2025 Annual Report, which is available at glencore.com/publications. By their nature, forward-looking statements involve known and unknown risks, uncertainties and other factors which may cause actual results, performance or achievements to differ materially from any future events, results, performance, achievements or other outcomes expressed or implied by such forward-looking statements. This document does not constitute or form part of any offer or invitation to sell or issue, or any solicitation of any offer to purchase or subscribe for any securities. Other informationThe companies in which Glencore plc directly and indirectly has an interest are separate and distinct legal entities. In this document, “Glencore”, “Glencore group” and “Group” are used for convenience only where references are made to Glencore plc and its subsidiaries in general. These collective expressions are used for ease of reference only and do not imply any other relationship between the companies. Likewise, the words “we”, “us” and “our” are also used to refer collectively to members of the Group or to those who work for them. These expressions are also used where no useful purpose is served by identifying the particular company or companies.​Note*: All applications will be subject to potential background checks. You will be informed if this will be the case. Further information about the processing of your personal data will be made available during the application process. We'll seek your explicit consent prior to processing the data.